Política de uso de datos personales y administración de base de datos

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS COY-AMOR

Este documento contiene la política de manejo de información y datos personales, de LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO COY-AMOR y tiene como fin comunicar qué información se solicita, para qué, cómo se usa, cuándo se comparte y cómo se protege, así como los derechos que tienen los titulares de conocer, actualizar o rectificar dicha información y los procedimientos para acceder a ésta y solicitar su eliminación.

TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:

a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
c) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
d) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

AUTORIZACIÓN ESPECIAL DE DATOS PERSONALES SENSIBLES

En caso de tratamiento de datos relativos a la salud, LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO COY-AMOR, implementará las medidas necesarias para proteger la confidencialidad de la información.

Los datos sensibles biométricos tratados tienen como finalidad la identificación de las personas, la seguridad, el cumplimiento de obligaciones legales y la adecuada prestación de los servicios para nuestros asociados.

DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos:

-Que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

-Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas o adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

¿Qué información solicitaremos?

Los datos personales que obtenemos, que en todo caso son datos privados que no están disponibles al público, son:

Tipo y número de documento de identificación (Cédula de ciudadanía o extranjería, NIT, pasaporte, registro civil, tarjeta de identidad).
Nombres y Apellidos / Razón Social.
Cargo / Ocupación.
Fecha de nacimiento y género.
Teléfonos fijos y celulares de contacto (personal o laboral).
Direcciones y correo electrónico (personales o laborales).
Fax (personal o laboral).
Información de contactos comerciales, de cartera, de tesorería y todos aquellos necesarios en el desarrollo de la operación en general.
Información relativa a entidades financieras y detalle de cuentas bancarias.

¿Para qué y cómo se usa?

Los asociados, terceros y proveedores de bienes o servicios autorizan a La Cooperativa de Ahorro y Crédito COY-AMOR el uso, recolección, transferencia, tratamiento, administración y supresión de datos personales con bases de datos, para hacer posible la utilización de éstos solo con fines comerciales, civiles, laborales o propios para la prestación del servicio de la Cooperativa de Ahorro y Crédito COY-AMOR y para fines administrativos internos.

Adicionalmente, los asociados, terceros proveedores de bienes o servicios en su calidad de titulares de los datos personales, al aceptar esta política, autorizan a la Cooperativa de Ahorro y Crédito COY-AMOR para:

Recabar o recolectar los datos personales e incorporarlos y almacenarlos en nuestra base de datos.
Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada.
Utilizar los datos suministrados para la comunicación, divulgación de información, actividades o servicios desarrollados en Cooperativa de Ahorro y Crédito COY-AMOR.
Utilizarlos para fines administrativos internos o comerciales.
Conservar registros históricos de la Cooperativa de Ahorro y Crédito COY-AMOR y mantener contacto con los titulares de los datos.
Verificar, comprobar o validar los datos suministrados.
Estudiar y analizar la información entregada para el seguimiento y mejoramiento del servicio y la atención.
Entregar la información recolectada a terceros con los que la compañía contrate el almacenamiento y administración de los datos personales, bajo los estándares de seguridad y confidencialidad a los cuales estamos obligados.
Control y prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.
Celebración, ejecución y gestión de las propuestas de negocios y contratos objeto de los servicios prestados.
Reportes a centrales de riesgo por incumplimiento de las obligaciones financieras derivadas de la relación comercial.

Al aceptar esta Política, los asociados, terceros y proveedores de bienes o servicios en su calidad de titulares de los datos personales, autorizan a la Cooperativa de Ahorro y Crédito COY-AMOR, sin que ello de lugar al pago de contraprestación alguna, para que los utilice de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, uso, procesamiento, divulgación, transmisión o transferencia de los datos suministrados, para la ejecución de las finalidades descritas anteriormente. Por su parte quienes suministren datos personales de sus beneficiarios, dependientes, empleados, directivos declaran que cuentan con la autorización previa por parte de aquellos para darles tal tratamiento.

La Cooperativa de Ahorro y Crédito COY-AMOR, podrá actuar como responsable o encargado del dato personal, dependiendo la finalidad para la cual se haya obtenido el dato personal, por lo que se compromete a cumplir con las responsabilidades que para cada uno haya fijado la normatividad.

¿Cómo se protege?

La Cooperativa de Ahorro y Crédito COY-AMOR Se abstendrá de realizar algún tratamiento a los datos personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. En caso que se entregue información a terceros para su tratamiento la Cooperativa de Ahorro y Crédito COY-AMOR, garantizará que la misma sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Los datos personales recolectados pueden ser almacenados o procesados en servidores, lo que es autorizado por el titular del dato al aceptar esta Política.

Contamos con procedimientos y estándares de seguridad y herramientas tecnológicas que nos permiten: recabar, trasmitir, almacenar, administrar, consultar y usar la información personal, mediante protocolos seguros, restricciones de acceso, prácticas de desarrollo interno de software seguro, entre otros.

Los terceros contratados para administrar la información recolectada están obligados a dar cumplimiento a protocolos de seguridad, incluyendo la suscripción de acuerdos de confidencialidad.

Solo tendrán acceso a la información personal suministrada por el cliente y proveedores de bienes o servicios quienes ejerzan la función de Administradores de Bases de Datos y por lo tanto deban utilizar dichos datos únicamente para cumplir con las finalidades descritas en esta política.

¿Cuáles son los derechos de los titulares de la información?

Los clientes y proveedores de bienes o servicios titulares de la información, tienen derecho a acceder, consultar y conocer los datos personales que se encuentren en nuestra base de datos, así como rectificarlos en caso de ser inexactos o incompletos, y a cancelarlos cuando lo decidan. Además, tendrán derecho, en los términos de la Ley 1581 de 2012, a:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.

Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO

LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO COY-AMOR como responsable del Tratamiento, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
k) Adoptar procedimientos específicos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso de sus datos.
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO

Los Encargados del Tratamiento, y en el evento en el cual LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO COY-AMOR actúe como encargada, deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Los encargados deberán cumplir las condiciones mínimas de seguridad definidas en el Registro Nacional de Bases de datos las cuales se pueden consultar en: https://www.sic.gov.co/
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes y vigentes.
d) Actualizar la información reportada por los responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente política.
f) Adoptar un Manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
g) Registrar en las bases de datos la leyenda «reclamo en trámite» en la forma en que se regula en la ley.
h) Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
m) Verificar que el responsable del Tratamiento tiene la autorización para el tratamiento de datos personales del Titular.
ACCIONES GENERALES PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

A continuación, se establecen los lineamientos generales aplicados por LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO COY-AMOR con el fin de cumplir con sus obligaciones en cumplimiento de los principios para la administración de datos personales. Estos lineamientos son complementarios a las políticas, procedimientos o instructivos generales actualmente existentes e implementados.

TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

Todos los colaboradores de la Cooperativa, al realizar las actividades propias de su cargo, asumirán las responsabilidades y las obligaciones que se tienen en el manejo adecuado de la información personal, desde su recolección, almacenamiento, uso, circulación y hasta su disposición final.

USO DE LA INFORMACIÓN

La información de carácter personal contenida en las bases de datos debe ser utilizada y tratada de acuerdo con las finalidades descritas en el numeral 5 de la presente política.

En caso de que algún área identifique nuevos usos diferentes a los descritos en la presente política de tratamiento de datos personales, deberá informar al Oficial de Protección de Datos Personales, quien evaluará y gestionará, cuando aplique, su inclusión en la presente política.

Igualmente, se deben tomar en consideración los siguientes supuestos:

a) En caso de que un área diferente de la que recolectó inicialmente el dato personal requiera utilizar los datos personales que se han obtenido, ello se podrá hacer siempre que se trate de un uso previsible por el tipo de servicios que ofrece la Cooperativa y para una finalidad contemplada dentro de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.
b) Cada área debe garantizar que en las prácticas de reciclaje de documentos físicos no se divulgue información confidencial ni datos personales. Por lo anterior, no se podrán reciclar hojas de vida, ni títulos académicos, ni certificaciones académicas o laborales, ni resultados de exámenes médicos ni ningún documento que contenga información que permita identificar a una persona.
c) En caso de que un encargado haya facilitado datos personales o bases de datos a algún área para un fin determinado, el área que solicitó los datos personales no debe utilizar dicha información para una finalidad diferente de la relacionada en la Política de Tratamiento de Datos Personales; al finalizar la actividad, es deber del área que solicitó la información, eliminar la base de datos o los datos personales utilizados evitando el riesgo de desactualización de información o casos en los cuales durante ese tiempo un titular haya presentado algún reclamo.
d) Los colaboradores de la Cooperativa no podrán tomar decisiones que tengan un impacto significativo en la información personal, o que tengan implicaciones legales, con base exclusivamente en la información que arrojan los sistemas de información, por lo que deberán validar la información a través de otros instrumentos físicos o de manera manual, y, si es necesario, de manera directa por parte del titular del dato, en los casos en que así sea necesario.
e) Únicamente los colaboradores autorizados pueden introducir, modificar o anular los datos contenidos en las bases de datos o documentos objeto de protección. Los permisos de acceso de los usuarios son concedidos por el área de TI de COY-AMOR, de acuerdo a los perfiles establecidos, los cuales serán previamente definidos por los líderes de los procesos donde se requiera el uso de información personal.
f) Cualquier uso de la información diferente al establecido, será previamente consultado con el Oficial de Protección de Datos Personales.

ALMACENAMIENTO DE INFORMACIÓN

El almacenamiento de la información digital y física se realiza en medios o ambientes que cuentan con adecuados controles para la protección de los datos. Esto involucra controles de seguridad física e informática, tecnológicos y de tipo ambiental en áreas restringidas, en instalaciones propias y/o centros de cómputo o centros documentales gestionados por terceros.

DESTRUCCIÓN

La destrucción de medios físicos y electrónicos se realiza a través de mecanismos que no permiten su reconstrucción. Se realiza únicamente en los casos en que no constituya el desconocimiento de norma legal alguna, dejando siempre la respectiva trazabilidad de la acción. La destrucción comprende información contenida en poder de terceros como en instalaciones propias.

GESTIÓN DE INCIDENTES CON DATOS PERSONALES

Se entiende por Gestión de Incidentes con datos personales, cualquier anomalía que afecte o pudiera afectar la seguridad de las bases de datos o información contenida en las mismas.

En caso de conocer alguna incidencia ocurrida, el colaborador debe comunicarla al Oficial de Protección de Datos que adoptará las medidas oportunas frente al incidente reportado.

Las incidencias pueden afectar tanto a bases de datos digitales como físicas y generarán las siguientes actividades:

a) Notificación de Incidentes: Cuando se presuma que un incidente pueda afectar o haber afectado las bases de datos con información datos personales se deberá informar al Oficial de Protección de Datos Personales quién gestionará su reporte en el Registro Nacional de Bases de Datos.
b) Gestión de Incidentes: Es responsabilidad de cada colaborador de la COY-AMOR reportar de manera oportuna cualquier evento sospechoso, debilidad o violación de políticas que pueden afectar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los activos de información de la Cooperativa.
c) Identificación: Todos los eventos sospechosos o anormales, tales como aquellos en los que se observe el potencial de perdida de reserva o confidencialidad de la información, deben ser evaluados para determinar si son o no, un incidente y deben ser reportados al área de Riesgos de la Cooperativa.
d) Reporte: Todos los incidentes y eventos sospechosos deben ser reportados tan pronto como sea posible a través de los canales internos establecidos por LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO COY-AMOR. Si la información sensible o confidencial es divulgada a personas no autorizadas, se debe notificar de forma inmediata al Oficial de Protección de Datos Personales.
e) Contención, Investigación y Diagnostico: El Oficial de Protección de Datos Personales debe garantizar que se tomen acciones para investigar y diagnosticar las causas que generaron el incidente, además debe garantizar que todo el proceso de gestión del incidente sea debidamente documentado con el apoyado del área de TI de la Cooperativa. En caso de que se identifique un delito informático, en los términos establecidos en la Ley 1273 de 2009, el Oficial de Protección de Datos Personales reportará tal información a las autoridades de investigaciones judiciales respectivas. Durante los procesos de investigación se deberá garantizar la “Cadena de Custodia” con el fin de preservarla en caso de requerirse establecer una acción legal.
f) Solución: El área de TI de la Cooperativa, así como cualquier área comprometida y los directamente responsables de la gestión de datos personales, deben prevenir que el incidente de seguridad se vuelva a presentar, corrigiendo todas las vulnerabilidades existentes.

ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN A PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

Para hacer efectivos sus derechos, podrá:

Enviar una solicitud al correo electrónico cooperativa@coyamor.com o llamando al 604 2320221.

A través de carta dirigida a LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO COY-AMOR Dirección calle 34 Nro. 43-66 oficina 223 Centro Comercial San Diego.

Dicha solicitud debe incluir mínimo los siguientes datos:

Nombres y apellidos / Razón Social
Tipo y número de documento de identificación (Cédula de ciudadanía o extranjería, o, NIT)
Cargo / Ocupación
Teléfonos fijos o celulares de contacto (ciudad)
Correo electrónico
Asunto: Base de Datos

CONTROL DE ACCESO Y VIDEO VIGILANCIA
Control de Acceso: Las áreas donde se ejecutan procesos relacionados con información confidencial o restringida deben contar con controles de acceso que sólo permitan el ingreso a los colaboradores autorizados y que permita guardar la trazabilidad de los ingresos y salidas.
Video Vigilancia: La Cooperativa cuenta con cámaras de video vigilancia que tienen como finalidad dar cumplimiento a las políticas de seguridad física, cumpliendo con los parámetros establecidos en la Guía para la Protección de Datos Personales en Sistemas de Videovigilancia, expedidos por la Superintendencia de Industria y Comercio como autoridad de control. Las imágenes deberán ser conservadas por un tiempo máximo de 90 días. En caso que la imagen respectiva sea objeto o soporte de una reclamación, queja, o cualquier proceso de tipo judicial, hasta el momento en que sea resuelto.

CAPACITACIÓN DE COLABORADORES

LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO COY-AMOR desarrollará programas anuales de capacitación y concientización en Protección de datos personales y seguridad de la información.

La Cooperativa debe poner en conocimiento estas políticas por el medio que considere adecuado y con ello, capacitar a sus Colaboradores en la administración de los datos personales con una periodicidad anual, con el fin de medir sus conocimientos sobre el particular.

Los nuevos Colaboradores, al momento de vincularse con la Coopeartiva, deben recibir capacitación sobre Protección de datos personales y seguridad de la información dejando constancia de su asistencia y conocimiento.

En el desarrollo de los programas de capacitación y concientización se deberá asegurar que los Colaboradores de COY-AMOR conozcan sus responsabilidades con respecto a Protección de datos personales y seguridad de la información. Los programas de capacitación serán actualizados de forma periódica.

Desde el proceso de Gestión de Talento Humano, conjuntamente con el Oficial de Protección de Datos Personales y Seguridad de la Información, se definirán los planes de capacitación y evaluación de los empleados de acuerdo con los cambios normativos que se vayan presentando.

PROCESOS DE REVISIÓN Y AUDITORÍAS DE CONTROL

LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO COY-AMOR realizará procesos de revisión o auditorías en materia de protección de datos personales verificando de manera directa o a través de terceros, que las políticas y procedimientos se han implementado adecuadamente en la Cooperativa.

Con base a los resultados obtenidos, se diseñarán e implementarán los planes de mejoramiento preventivos, correctivos y de mejora necesarios. Los resultados de la revisión junto con los eventuales planes de mejoramiento serán presentados por el Oficial de Protección de Datos Personales a la Gerencia General para su valoración y aprobación.

COY-AMOR realizará los procesos de revisión con una periodicidad mínima de un año o de forma extraordinaria ante incidentes graves que afecten a la integridad de las bases de datos personales.

REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS

De conformidad con el artículo 25 de la Ley 1581 y sus decretos reglamentarios, LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO COY-AMOR registrará sus bases de datos junto con la presente política de tratamiento de Datos Personales, en el Registro Nacional de bases de datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, de conformidad con el procedimiento establecido para el efecto.

VIGENCIA, VERSIONES Y ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA

La presente política de tratamiento de datos personales rige a partir de su firma y complementa las políticas asociadas, con vigencia indefinida.

Fecha de Entrada en Vigencia

Esta política entra en vigencia a partir del 1 de abril de 2025.

MARIA ISABEL GÓMEZ OSSA

COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO COY-AMOR

Representante Legal

CONTROL DE MODIFICACIONES: